Automatisation d'un processus à formulaires
L'information est tapée une seule fois. Elle remplit ensuite quatre formulaires qui n'ont rien en commun.
- Le dossier part complet : documents générés et joints, sans pièce oubliée
- Tout est tracé : on sait ce qui est parti, quand, et si c'est passé
Avant, après
Le problème de départ
Dans beaucoup d'entreprises, une personne passe ses journées à recopier. Elle prend une information dans un mail ou un tableur. Elle la retape dans un formulaire en ligne. Puis dans un autre, qui n'a pas les mêmes champs.
Portail fournisseur, interface de déclaration, plateforme client : chacun a ses règles et ses pièces jointes.
Ce travail a trois défauts. Il est lent. Il produit des fautes de frappe que personne ne voit avant la réclamation. Et trois semaines plus tard, plus personne ne sait ce qui est parti, ni quand.
Ce qui a été mis en place
Collecter
D'abord, aller chercher au lieu d'attendre. Les sources sont consultées automatiquement. Les doublons sont écartés. Des règles simples éliminent ce qui ne mérite pas d'être traité. Le volume baisse avant même qu'un humain regarde.
Générer
Ensuite, générer au lieu de recopier. Les documents sont produits à partir d'une seule source. L'information n'est tapée qu'une fois, au départ.
Remplir et prouver
Enfin, remplir et prouver. Un navigateur remplit les formulaires des quatre plateformes, chacune avec ses particularités. Rien ne part sans validation. Chaque envoi est consigné, avec son statut et sa preuve.
Vous gardez la mainRien ne part sans validation. Chaque envoi est consigné, avec son statut et sa preuve.
Ce que ça a appris
Un formulaire n'a pas besoin d'API pour être automatisé. Si un humain peut le remplir, la machine aussi.
Ce qui casse, c'est le jour où la plateforme change son formulaire. Sans surveillance, l'automatisation s'arrête sans prévenir. C'est pour cela que le taux de réussite est vérifié chaque semaine, plateforme par plateforme.
Comment ça marche
